Unternehmens(Un-)kulturen: Mails

 

Zum Start der Serie Unternehmens(Un-)kulturen:

Jedes Unternehmen hat eine Kultur! Ob diese jedoch positiv oder negativ ist, liegt im subjektiven Auge des Betrachters, bzw. in seinem persönlichen Anforderungsprofil. Wichtig ist, dass die Organisation ganz offen und transparent zu ihren Werten und Verhaltensanforderungen steht. Problematisch sind dabei all jene verdeckten und inoffiziellen Regeln und Richtlinien die quasi im Untergrund wuchern und gedeihen.
Mit der Serie „Unternehmens(Un-)kulturen“ möchte ich Sie für einige Fehlentwicklungen sensibilisieren, die sich in so manche Organisation eingeschlichen haben und für eine Un-Kultur sorgen, die das Betriebsklima nachhaltig negativ beeinflussen können.

Die Art und Weise wie man in einer Organisation miteinander spricht und wie Informationen fließen, sagt schon sehr viel über ein Unternehmen aus. Dabei kommt es nicht nur auf die Inhalte , sondern speziell auf das gesamte Setting, die formellen und informellen Regeln an. Oft dauert es eine Zeit, diese komplexen Systeme wirklich zu durchschauen und noch länger, sich auch regelkonform zu verhalten.

Teilweise erinnern diese Strukturen  eher an altertümliche Possenspiele, als an wirkungsvolle, klare und zielorientierte Kommunikation. Viele Organisationen haben, unfreiwilliger Weise, so ein internes Unternehmenstheater, und sind sich dessen oft nicht einmal bewusst. Ich möchte hier ein paar Fälle vorstellen, an Hand deren, Sie selber ihr Unternehmen einmal kritisch hinterfragen und prüfen können, ob es bei Ihnen ähnliche „Aufführungen“ gibt. Der vorliegende „1. Akt“ beschäftigt sich mit einigen Mail(Un-)kulturen, die in den unterschiedlichsten Variationen anzufinden sind.

Mails als Corpus delicti

Mails sind aus unserem Arbeitsleben einfach nicht mehr wegzudenken. Die Kommunikation ist schnell, global, man kann mehrere Adressanten gleichzeitig erreichen und vor allem hat man immer eine schriftliche Dokumentation. Wahrscheinlich wäre es in manchen Fällen einfacher mit dem Thema ins Nebenbüro zu gehen, den Telefonhörer abzuheben oder eine Skype-Session zu starten und die Dinge persönlich zu besprechen. Aber wo bleibt dann die Absicherung – keiner kann das Gesagte oder das Gespräch an sich bestätigen.

Organisationen in denen Mail-Nachrichten als „Beweismittel“ verwendet werden, haben zumeist eine ganz spezielle Kultur. Hier werden Fehler als etwas sehr negatives gesehen, die auch geahndet werden müssen und es wichtig, den Schuldigen zu identifizieren. In diesen Systemen glaubt mach, durch entsprechende Sanktionen genügend Abschreckung zu generieren, um Fehlern zu vermeiden. Allerdings geht der Schuss meistens nach hinten los. Die Organisationen verbringen mehr Zeit damit ihr „Null-Fehler-Ziel“ zu etablieren und zu sanktionieren, als sich mit der eigentlichen Problemlösung zu beschäftigen. Diese Geisteshaltung erzeugt außerdem eine Angst- und Misstrauenskultur in der sich jeder gegenüber dem anderen absichern und abgrenzen will.

Klar, Fehler macht keiner gerne. Aber in unserer heutigen hyper-komplexen Welt, geht es einfach nicht mehr ohne. Wie heißt es so schön „it’s part of the game“. Es geht darum schnell und flexibel Handlungen zu setzten und Entscheidungen zu treffen, um auf aktuelle Gegebenheiten reagieren zu können. Da sind Fehler unausweichlich! Außerdem sind sie eine gute Sache – solange man daraus lernt.

Check: Prüfen Sie das Verhältnis zwischen persönlichen zur elektronischen Kommunikation. Wie würden Sie dieses einschätzen und welche Annahmen stehen dahinter?

Ressourcenfalle Mail

Vielleicht kennen sie das… Es gibt einen Konflikt zwischen zwei oder mehreren Parteien und man bittet Sie um Ihre Meinung. Auf die Frage worum es eigentlich geht, schickt man Ihnen einen Mailverlauf…. einen sehr(!) langen Mailverlauf! Dort haben die verschiedenen Parteien ihre Standpunkte fein säuberlich dargelegt und geschildert und sind trotzdem auf keinen grünen Zweig gekommen. Obwohl scheinbar alles gesagt wurde, ist vieles noch unausgesprochen.

Das sind jene Situationen, wo Vertreter der einzelnen Parteien oft stundenlang über der Formulierung einer Mail-Nachricht sitzen, um sie möglichst schlagkräftig, treffend und „wasserdicht“ zu formulieren. Man schickt sie ab und zwei Tage später kommt eine ähnlich gut formulierte Antwort. Das kann oft wochenlang so weitergehen, ohne konkrete Maßnahmen oder Entscheidungen.
Das interessante dabei ist, setzt man die Opponenten an einen Tisch um das Thema zu diskutieren, dauert es oft einen Bruchteil der Zeit und man hat eine gangbare Lösung. Denn face to face kann man die Dinge hinterfragen um sie zu verstehen und auch die eigenen Argumente entsprechend modulieren.

Mails eigenen sich ausgezeichnet um einzelne Punkte kurz abzustimmen, eine größere Anzahl von KollegInnen zu informieren oder als Vorbereitung für ein persönliches Meeting. Als Medium um komplexe Situationen und Gegebenheiten aufzulösen, hat es eher eingeschränkte Relevanz. Gerade in Zeiten wo Agilität und Schnelligkeit gefragt sind, sollte Organisationen danach trachten möglichst rasch und ressourcenschonend zu Entscheidungen und Lösungen zu kommen.

Check: Prüfen Sie das Verhältnis zwischen persönlichen zur elektronischen Kommunikation. Hier unter dem speziellen Aspekt der Zusammenarbeit und Lösungsfindung?

Mails als „Statussymbol“

„Wieviel Mails hast Du bekommen? Was nur 60 Stück über das Wochenende! Mann, so eine ruhige Kugel möchte ich auch mal schieben“ – diese und ähnliche Kommentare hört man von Zeit zu Zeit. Da ist jemand wirklich stolz darauf, dass er oder sie über 60 Mails während des Wochenendes erhalten hat. Warum? Diese Person muss offensichtlich wichtig sein, wenn so viele Leute Input oder Feedback von ihr benötigen. Oder? Ein Grund für diese angebliche „Bedeutsamkeit“ kann unter anderem die ausschweifende Adressatenliste sein. Da werden möglichst viele Führungskräfte oder Meinungsbildner in „CC“ gesetzt. Dies geschieht unter anderem darum, weil man der Unternehmenswelt zeigen möchte, was und wieviel man selber leistet.

In dieselbe Liga gehören auch die Mails die noch spät abends verschickt werden. Hier möchte man den Kollegen und den Vorgesetzten demonstrieren, wie lange und wieviel man arbeitet und dass man sein Geld absolut Wert ist. Natürlich, es kann immer einmal vorkommen, dass man länger arbeiten oder etwas unbedingt fertig machen muss. Wenn das aber ein permanentes Verhaltensmuster ist, sollte man eher prüfen, ob diese Personen eventuell mit ihren Tätigkeiten überfordert sind. Bei Führungskräften ist es ein deutliches Zeichen eines Leadership-Defizits, da man Aufgaben offensichtlich nicht richtig delegieren, oder keine Prioritäten setzen kann.
[Hinweis: es gibt hier natürlich auch die Möglichkeit, dass die Führungskraft von der Organisation schamlos ausgenutzt wird und das Arbeitspensum einfach nicht bewältigbar ist… das hat dann jedoch mit einer anderen Un-Kultur zu tun – dazu ein anders Mal]

Auf der anderen Seite gibt es Führungskräfte, die von Ihrem Team und Schnittstellen verlangen, in nahezu allen Mailkorrespondenzen vertreten zu sein. Die treibende Kraft dahinter, ist ein empfundenes drohende Informationsdefizit – jemand könnte mehr wissen, als man selber. Dadurch ist es leicht nachvollziehbar, dass Führungskräfte mit einer derartigen Geisteshaltung, Tag und Nacht damit beschäftigt sind, Ihre Mails zu sichten und gegebenen Falls auch zu beantworten.

Check: Prüfen Sie, wie in ihrem Unternehmen mit der CC-Funktion umgegangen wird und zu welchen Uhrzeiten Mails versandt werden.

Willkommen am Unternehmens-Pranger

Besonders unangenehm sind diese überproportionalen Mailverteiler, wenn Leistungen oder Personen kritisiert, verurteilt oder sogar runter gemacht werden. Der absolute Horror für jene die im Zentrum der Kritik stehen.
Dinge die normalerweise im 4-Augen-Gespräch oder zumindest in einer one-to-one Mail geklärt werden sollten, werden dann in einem Plenum diskutiert, von dem ein Großteil mit dem Thema nicht einmal direkt involviert ist. Das wirklich perfide an dieser Situation ist, dass ein Teil der negativen Aspekte, ob sie jetzt stimmen oder nicht, bei den Empfängern gedanklich hängen bleiben.

Dabei ist es so leicht, jemanden in einer Mail etwas vorzuwerfen oder zu kritisieren, und ihm/ihr dabei nicht in die Augen schauen zu müssen. Die besonders findigen „Mail-Terroristen“ haben in ihrer Karriere, durch viel Übung, einen Stil entwickelt, der die negativen Aspekte nicht einmal direkt anspricht, sie aber zwischen den Zeilen zum Ausdruck bringt.

Ob direkt oder verdeckt, die Wirkung ist immer dieselbe. Es entsteht eine vergiftete Mail-Kultur wo man bei manchen Absendern schon ins Schwitzen kommt, bevor man die Nachricht überhaupt gelesen hat. Solche Auswüchse sind sofort von den zuständigen Führungskräften zu unterbinden! Überlegen Sie sich generell, ob Sie solche Personen wirklich in Ihrem Team haben wollen?!

Check: Sprechen Sie mit Ihrem Team bzw. Kollegen über dieses Thema und horchen Sie in die Organisation ob es eventuell solche Mail-Querulanten gibt.

Die Liste der Mail(Un-)kulturen ist sicher nicht vollständig, aber das sind einige der gröberen Fälle, die man im Auge behalten sollte. Selbst wenn einzelne Aspekte noch nicht voll ausgeprägt sind, kann sich auch eine schwach entwickelte Anlage zum Problem entwickeln.

Nichtsdestotrotz, ist das Mail ein ganz wesentliches Kommunikationsmittel und Medium auf das wir auf keinen Fall verzichten können. Aber wie bei so vielen Dingen, speziell in der Kommunikation, kommt es auch auf das WIE an.

Beste Grüße,
Jürgen Pfeiler

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