Unternehmens(Un-)kulturen: Meetings

Sie sind omnipräsent! Egal ob in großen oder kleinen Organisationen, NGO oder Fortune 500, Start-up oder etabliertes Familienunternehmen – sie alle veranstalten Meetings. Zahlreiche Studien zeigen jedoch, dass nur ein Bruchteil dieser Besprechungen wirklich effizient und sinnvoll ist. Wir wollen uns heute in der Reihe der Unternehmens(Un-)kulturen, einige Faktoren genauer anschauen die dafür mitverantwortlich sind. Gleichzeitig sind diese Checkpoints gute Analysebereiche für die tatsächlich gelebte Kultur in Ihrem Unternehmen.

Wichtige Meetings für wichtige Leute

Alles beginnt mit der Teilnehmerliste! In manchen Organisationen bestimmt die (subjektiv eingeschätzte) Wichtigkeit eines Meetings, wer denn aller drinnen sitzen darf oder muss. Ist es wichtig, müssen auch die entsprechend bedeutsamen Personen eingeladen werden, nach dem Motto lieber eine/r mehr als eine/r zu wenig. Dabei ist es völlig bedeutungslos ob die Teilnehmer irgendetwas Sinnvolles dazu beitragen können oder nicht. In Organisationen mit einem derartigen Meeting-Verständnis ist es nachvollziehbar, dass ein Großteil der Leistungsträger rund um die Uhr in Besprechungen sitzen werden. Aus der Perspektive der Wertschöpfung und der oft zitierten Agilität, natürlich ein absoluter Horror.

Ist diese Sichtweise tief in dem Unternehmen verankert und wird aktiv gelebt, bekommt sie eine weitere Eigendynamik. Die Anzahl und Häufigkeit der Meetingteilnahmen repräsentiert den Status im Unternehmen. Manche Manger empfinden es als persönliche Beleidigung, wenn sie einmal nicht zu einer Besprechung eingeladen werden. Anstatt aufzuatmen, weil sie dadurch mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Aufgaben hätten, sehen sie darin einen Affront und werden alles tun, beim nächsten Mal wieder eingeladen zu werden.

Check: Prüfen Sie Ihre Meeting-Liste für die nächsten Tage und stellen Sie sich folgende Fragen:
Als Teilnehmer: Warum sind Sie dort eingeladen, was ist der konkrete Hintergrund?
Als Organisator: Wen der Teilnehmer, benötige ich für ein erfolgreiches Meeting wirklich?

Mitzureden wo man nicht sollten…

Diese, ich nenne es einmal „Wichtige Leute, in wichtigen Meetings“ Ausprägung geht oft mit einer anderen Fehlentwicklung einher. Manager sitzen, auf Grund ihrer hierarchischen Positionierung, in einem Meeting wo es eigentlich um Dinge geht, die sie nicht direkt betreffen. Auf Grund ihrer Funktion sind sie es jedoch gewohnt mitzureden und mitzubestimmen.

Letzter Punkt muss nicht immer schlecht sein. Denn ein Input ohne „Blinde Flecken“ kann durchaus konstruktiv sein. Negativ wird es dann, wenn Themen von einflussreichen Entscheidungsträgern auf Basis ihres Weltbildes verändert werden.
Ein Beispiel wäre: HR sieht auf Grund sich ändernden Rahmenbedingungen den dringenden Bedarf das Schulungssystem zu intensivieren oder zu ändern. Eine Sichtweise die einige wichtigen Manager nicht teilen, da dieser Mehraufwand an Training ihre Mitarbeiter von der „echten“ Arbeit abhält [kommt Ihnen das vielleicht bekannt vor?].

Nicht selten hat das zur Folge, dass sich Projekte verzögern, komplett verändert oder sogar gekippt werden. Warum? Einfach deswegen, weil man die Inputs dieser „wichtigen Leute“ nicht so einfach ignorieren darf.

Check: Prüfen Sie genau welche Personen Sie zu welchem Zeitpunkt (Soundingboard, Ideenfindung oder Informationsveranstaltung, Ergebnispräsentation) in ihrem Meeting haben wollen und das sich die Teilnehmer über den Sinn des Meetings und Ihrer Rolle im Klaren sind.

Agenda: Mit einem Plan geht’s einfach besser!

Ein weiterer Klassiker ist die Meeting-Agenda. Gibt es so etwas bei Ihnen? Grundsätzlich ein wichtiges Tool, denn dadurch können sich die Teilnehmer inhaltlich und geistig auf die Punkte vorbereiten. Die Agenda hilft auch, das Meeting zu strukturieren und sich nicht in Abschweifungen zu verlieren. Gerade bei Serien-Veranstaltungen ist das häufig ein Problem, dass es kein Programm gibt.

Die fehlende Agenda und die daraus resultierende fehlende Vorbereitung ist der Grund, dass in Besprechungen viel kommuniziert wird, aber letztendlich wenig entschieden. Man verschiebt die Punkte auf das nächste Treffen, wo man dann die notwendigen Informationen zur Verfügung hat. Hätte man jedoch eine Agenda gehabt, bzw. diese auch gelesen, dann hätte man die Entscheidung wahrscheinlich gleich treffen können.

Check: Prüfen Sie sowohl als Teilnehmer, aber besonders als Organisator, ob es in den demnächst anstehenden Meetings eine Agenda gibt. Falls nicht, hinterfragen sie das „Warum“.
Machen Sie auch gedanklich einen kurzen Rückblick, wie die Besprechungen in der Vergangenheit anders gelaufen wären, wenn es eine Agenda gegeben hätte.

Warum? Grund des Meetings

Die Agenda wäre auch sehr hilfreich für den nächsten Punkt, der Klärung des  „Warum?“. Was ist der Grund für dieses Treffen? Was genau sind die Dinge die geklärt, getan, entschieden und kommuniziert werden müssen, die es rechtfertigen mehrere Leute zeitlich zu binden. Ich habe in meiner Karriere oft beobachtet und auch selbst erfahren, dass dieses „Warum“ viele Meetings unnötig machen würde. Denn zahlreiche Treffen werden aus der Routine heraus gemacht, bzw. mit dem Hintergrund ein Thema wichtiger zu machen und einen höheren Stellenwert zu geben, als ihm eigentlich gebührt.

An dieser Stelle muss auch erwähnt werden, dass es viele Meetings gibt die durchaus ihre Berechtigung haben und sehr nützlich und notwendig sind. Aber in ihrem Bugwasser gibt es wahrscheinlich genügend „Mitläufer“ deren Durchführungsberechtigung eher fraglich sind.

Check: Prüfen Sie Ihre Meeting-Liste für die nächsten Tage und hinterfragen sie den jeweiligen Grund für jede Veranstaltung. Aber nicht nur die „Betreff-Zeile“ – was genau soll dort gemacht werden?

Vertrauen bestimmt den Umgang miteinander

Die Art und Weise wie man in einem Meeting miteinander umgeht und wie man sich verhält wird stark von der vorherrschenden Vertrauenskultur bestimmt. Denn nur wenn man weiß, dass einem eine Äußerung nicht zum Nachteil gereicht, wird man auch offen Stellung beziehen.

Überall dort wo eine persönliche Sichtweise einfließen soll, die durchaus auch kritisch sein kann, werden sich die Teilnehmer zurückhalten, wenn sie wissen, dass diese Information/Verhalten gegen sie verwendet werden kann. In diesem Fall, sind Meetings echte Motivations- und Stimmungskiller. Wer will schon in einer Veranstaltung sitzen, bei der er sich nicht aktiv beteiligen kann, aus Angst vor Repressalien. Das Schlimmste ist oft jedoch die Tatsache in einer Besprechung zu sitzen und zu sehen, dass die eigene Sichtweise keine Bedeutung hat, ja nicht einmal gewünscht ist.

Check: Bitte prüfen Sie für Ihre Meetings, ob als Teilnehmer oder Organisator, wie mit (kritischen) Fragen umgegangen wird, bzw. ob diese überhaupt gestellt werden. Falls nicht,  wäre es wichtig hier genauer hinzuschauen.

Meeting-Minutes – für den richtigen Abschluss!

Die Meeting-Minutes sollten eigentlich die Eckpunkte der abgehaltenen Besprechung noch einmal zusammenfassen und auch eine Übersicht über eventuelle Aufgabenzuteilungen geben. Das erfordert jedoch eine gewisse Disziplin. Speziell dann, wenn man über den Tag viele verschiedene Veranstaltungen organisiert. Im Idealfall überprüfen alle Teilnehmer die versandten Protokolle noch einmal, um sicherzustellen, dass nichts vergessen und alle Aufgaben richtig verteilt wurden.

Die Realität sieht jedoch anders aus. Durch die ungeheure Menge an Besprechungen, werden die Protokolle selten geschrieben und noch viel seltener gelesen. Jeder ist froh, dass das Meeting vorbei ist und ist gedanklich schon in der nächsten Besprechung. Minutes werden mehr als lästiges Beiwerk empfunden, dass man aufhebt um es sich eventuell kurz vor einem Follow-up noch einmal anzusehen.

Die negative Einstellung gegenüber den Protokollen entsteht, wie schon erwähnt, hauptsächlich durch die große Menge der Meetings und teilweise wegen dem Desinteresse gegenüber dem Thema. Dieses wiederum rührt daher, dass man eigentlich gar nicht weiß warum man in dieser Besprechung sitzt oder weil man die Inhalte sowieso nicht beeinflussen kann.

Check: Prüfen Sie für Ihre Meetings ob Meeting-Minutes erstellt werden. Falls nicht stellen sie fest warum.

Meetings sind, wie schon gesagt, ein ausgezeichneter Gradmesser für unterschiedlichste Aspekte der Unternehmenskultur. Neben den Rückschlüssen, die man auf Kommunikations- und Führungskultur machen kann, lassen sich auch wichtig Erkenntnisse für die Vertrauenskultur gewinnen.

Besprechungen können einen wichtigen Beitrag zu Erfolg und Zusammenarbeit leisten. Jedoch nur dann, wenn der Sinn und das Prozedere dahinter klar und verständlich sind.

 

Beste Grüße,
Jürgen Pfeiler

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